A otimização dos processos dentro de uma empresa é uma das metas mais comuns entre gestores. Quem não quer mais eficiência no dia a dia? Por isso, muito tem se falado sobre boas práticas em gestão de projetos, que prometem solucionar boa parte dessa questão.

Quer conhecer algumas dessas técnicas para melhorar o fluxo de trabalho na sua empresa? Então continue lendo esse artigo da Sinergis!

5 boas práticas em gestão de projetos

Adotando essas boas práticas em gestão de projetos na sua empresa, em pouco tempo você verá os seus indicadores de produtividade subirem significativamente. Veja a seguir o que você pode fazer.

1. Defina o escopo e as metas do projetos antes de começar

Antes de começar um projeto, o escopo e os objetivos de cada ação devem estar muito bem definidos e alinhados com todas as partes interessadas.

As metas são importantes, primeiro, para dar rumo ao projeto, mas também para medir o sucesso das ações posteriormente. 

O escopo, por sua vez, deve ser delimitado a fim de que todos saibam exatamente o que precisa ser feito, evitando que a equipe faça entregas além ou aquém do estimado ou que os clientes cobrem mais do que ficou acordado. 

2. Planeje o projeto

Com o escopo e as metas em mãos, comece a planejar a execução do projeto. Nessa parte, é necessário definir algumas questões básicas:

  • quem vai trabalhar no projeto e fazendo o quê?
  • quantas etapas terá até a finalização?
  • quanto tempo será gasto em cada etapa?
  • quanto de capital será necessário aplicar para a execução?

Ter tudo isso definido evita surpresas para a sua empresa, uma vez que você já consegue prever quanto da sua equipe, dos seus insumos e esforços será investido naquele único trabalho.  

3. Defina os prazos de entrega

Uma das mais importantes boas práticas em gestão de projetos é colocar prazos realistas para as entregas, sendo indispensável para alinhar expectativas com os clientes e as equipes, além de evitar atrasos e facilitar a priorização de tarefas no dia a dia.

Essa estimativa deve considerar não só a data de entrega final da produção, mas também quanto tempo as etapas levam para ser finalizadas, considerando a disponibilidade da sua equipe.

4. Relate o progresso do projeto

É de extrema importância que, depois de começar, o andamento do projeto seja registrado. Tudo deve ser documentado, desde o que deu certo ao que deu errado, o que foi aprovado e reprovado e todas as sugestões de melhoria. 

Esse relatório ajuda a evitar retrabalho da sua equipe — e, consequentemente, mais gasto de tempo —, porque todas as partes envolvidas vão ter acesso a comentários do que já foi testado e não funcionou, bem como aquilo que já deu certo e pode ser seguido como exemplo. 

Além disso, esse acompanhamento também contribui para identificar o que saiu fora do planejado, demandando mais tempo e dinheiro.  

5. Incentive a comunicação entre as partes do projeto

Toda a equipe que está trabalhando em um determinado projeto deve estar ciente sobre o seu fluxo. A comunicação evita problemas, como retrabalho e possíveis atrasos, e também ajuda a aprimorar ideias de execução, afinal, duas ou mais cabeças pensam melhor do que uma.

O ideal é que toda vez que uma etapa nova começar e terminar, o time inteiro seja informado. 

Todas essas boas práticas em gestão de projetos que foram citadas aqui podem ser facilitadas com a ajuda de uma ferramenta digital que centralize essas funções, como é a Monday. 

A Monday é um plataforma online de gerenciamento de trabalho que permite, entre outras coisas, o acompanhamento de prazos, de processos e facilita a colaboração entre partes da equipe. Além disso, ela ainda pode ser integrada com outras ferramentas utilizadas pela empresa, como o e-mail ou o Slack.

Quer saber mais sobre como utilizar esse software? Então conheça mais sobre a Monday no site da Sinergis