Como dar as boas-vindas ao novo membro da sua equipe

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por Sharon Daugherty, da monday.com

Se você já foi a criança nova na escola, sabe como pode ser estressante entrar em um lugar onde você não conhece ninguém, não sabe onde encontrar alguma coisa e nem se você vai se encaixar. Um novo funcionário pode sentir esses mesmos medos quando entra em um novo trabalho.

Mesmo para adultos, pequenas coisas como não saber onde está a impressora, como agendar reuniões ou com quem elas podem se sentar no almoço podem enviar uma pessoa de volta àqueles dias assustadores da escola. E o pior: não saber o que eles precisam saber pode prejudicá-los ao construirem relacionamentos importantes e realizarem o trabalho.

Como gerente, você quer fazer tudo o que puder para ajudar seu novo membro da equipe a se sentir bem-vindo, se acostumar e começar a ter sucesso desde o primeiro dia. Aqui estão sete dicas para começar bem:

Apresente os novos funcionários à equipe

Uma das maiores preocupações das pessoas em ser “o funcionário novo” é não conhecer ninguém. Quebre o gelo: envie um e-mail à equipe antes que eles cheguem, incluindo o que o novo funcionário fará e incentive a equipe a se apresentar. Planeje um almoço de boas-vindas no primeiro dia e peça a todos que participem. No primeiro dia do novo membro da equipe, envie um e-mail de boas-vindas e lembre a todos sobre o almoço de boas vindas. Essa é uma ótima maneira de quebrar o gelo sem pressionar ninguém.

Tenha o espaço de trabalho deles pronto

Ser novo já é desconfortável o suficiente para uma pessoa ter que sentir que não pertence a lugar algum. Você também quer causar uma boa primeira impressão como gerente, por isso não deixe que se deparem com você lutando para encontrar uma simples mesa para eles se acomodarem. Entre em contato com a pessoa que designa estações de trabalho e organize sua mesa, cadeira, telefone e um conjunto básico de suprimentos para iniciá-los. Se as estações de trabalho de seu escritório também tiverem placas de identificação, deixe-as prontas e montadas – seu novo funcionário sentirá que aquele é seu lugar desde o momento em que chegar.

Faça um tour pelo espaço

Ninguém quer chegar atrasado à sua primeira reunião de equipe porque se perdeu procurando o banheiro ou voltando do almoço. Faça um tour com seu novato no local de trabalho, atingindo todos os pontos importantes, incluindo a sala de descanso, lanchonete, salas de conferências, etc. Aponte as peculiaridades dos elevadores e os atalhos da escada, para ajudar o novato a evitar ficar preso ou perdido.

Crie uma lista de coisas a saber

É fácil esquecer como é ser novo e não conhecer todas as pequenas coisas que são uma segunda natureza para você e para o resto da equipe. Crie uma lista de itens informais “interessantes” que servirão como o kit de sobrevivência do novo funcionário. Inclua informações simples, mas importantes, como:

  • Datas dos próximos eventos da empresa;
  • Links, documentos e outros recursos necessários para usar regularmente ou acessar rapidamente;
  • Processos de configuração para coisas como relatórios do quadro de horários e treinamento on-line;
  • O calendário de reuniões regulares da equipe e teleconferências das quais eles devem participar – especialmente se precisarem falar ou apresentar;
  • Os nomes, títulos e informações de contato dos colegas com quem trabalharão ou encontrarão regularmente.

Verifique se os materiais que eles precisam estão prontos

Quando você souber oficialmente que uma nova pessoa está se juntando à sua equipe, obtenha todo o acesso técnico (endereço de email, números de telefone etc.) antes de começar. Se houver algo que não possa ser configurado antes do primeiro dia, como o crachá de identificação, saiba com antecedência quais são as etapas para concluir esse processo. Faça solicitações de hardware e dispositivos como laptops, telefones e impressoras com a maior antecedência possível. Quanto mais você tiver no primeiro dia, menos tempo o novo membro da equipe passará se sentindo improdutivo.

Inicie-os com projetos mais fáceis de obter sucesso

Você provavelmente está ansioso para que seu novato salte imediatamente para o primeiro projeto. Mas há muito a aprender para garantir que eles tenham sucesso. Iniciá-los com algumas pequenas tarefas que podem ser concluídas com rapidez e sucesso dará a eles a chance de se conectarem com seus novos colegas, fazerem perguntas e ganharem a confiança que os levará muito bem ao primeiro projeto importante.

Conecte-os com um ótimo mentor

Depois de dar as boas-vindas ao seu novo membro da equipe, você deve garantir que eles se sintam bem apoiados durante o início de suas funções. Conecte-os a uma pessoa que será um bom guia, exemplo e mentor. Incentive o mentor a se tornar disponível e compartilhar as melhores práticas; e incentive o novo membro da equipe a entrar em contato com seu mentor quando tiver perguntas, mas também agendar um horário com ele – e você – para fazer perguntas, fazer sugestões ou falar sobre preocupações.

Por fim, verifique se você está lá para fazer todas as coisas listadas acima. Como líder, sua agenda está indubitavelmente ocupada, mas não estar lá para receber seu novo funcionário passa uma mensagem de que a chegada deles não é importante. Todo novo membro da equipe quer sentir que está lá para melhorar as coisas, e ninguém pode comunicar essa mensagem melhor que você.

Este é um repost traduzido do blog da monday.com, de quem somos parceiros certificados desde 2017. Confira os vídeos que produzimos sobre a maior plataforma de gestão de projetos e colaboração na nuvem. Acesse nosso canal no youtube.