4 maneiras comprovadas de aumentar seu foco no trabalho

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Por Lenny Johnson, da monday.com.

Embora a manchete popular de que nossa atenção e concentração sejam menor que a de um peixinho dourado esteja incorreta, o foco no mundo saturado de informações de hoje é difícil.

trabalhador médio gasta cerca de 13 horas por semana em e-mails, sem contar as redes sociais que gastam ainda mais tempo.

Isso é ruim em uma sociedade onde a maioria de nós está se tornando cada vez mais trabalhadores do conhecimento e é exposta a esses tipos de distrações diariamente:

As tendências do local de trabalho, como escritórios abertos, também não estão ajudando as coisas e demonstraram realmente diminuir a produtividade. Também existem ferramentas como o Slack, que deveriam ser a resposta para e-mails debilitantes, mas apenas mudaram a plataforma em que o problema estava.

Em média, os funcionários de grandes empresas estão enviando mais de 200 mensagens Slack por semana e usuários avançados podem enviar mais de 1.000 mensagens por dia.

A capacidade de concentração é mais importante agora do que nunca. É uma habilidade que pode não apenas aumentar seu valor em sua organização, mas também melhorar sua qualidade de vida.

O foco é importante, aqui estão quatro maneiras de obter mais dele no trabalho:

1. Priorize suas tarefas para o dia

Como você começa o seu dia pode determinar o que você realiza até o final dele.

O fato de como a maioria de nós planeja nosso dia é que tendemos a agrupar tarefas, independentemente da importância. Nós os organizamos com base no que gostaríamos de fazer primeiro ou apenas cuidar de cada tarefa à medida que elas surgirem.

Mas essa é uma maneira muito ineficiente de planejar suas atividades para o dia, porque todas as suas tarefas não são igualmente importantes.

E enquanto todos ouvimos o conselho popular de realizar as tarefas mais difíceis primeiro, isso não leva em conta que podemos ter várias tarefas difíceis que exigem nossa atenção e que difícil nem sempre significa importante.

Uma das melhores maneiras de planejar o seu dia é usar uma ferramenta conhecida como matriz Eisenhower.

O presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, era uma pessoa muito produtiva e atribui grande parte disso ao seu sistema para priorizar atividades que agora são conhecidas como matriz de Eisenhower.

A matriz Eisenhower segmenta tarefas em quatro grupos com base em sua urgência e importância:

  1. Importante e urgente (faça imediatamente)
  2. Importante, mas não urgente (agende um horário para fazê-lo)
  3. Não é importante, mas urgente (delegar a outra pessoa)
  4. Não é importante e não é urgente (elimine-os)

Por exemplo, planejar o seu dia com a Eisenhower Matrix pode ser assim:

  1. Importante e urgente: ligue para um cliente para discutir um contrato de serviço.
  2. Importante, mas não urgente: obtenha passagens aéreas e acomodações para uma conferência do setor que está a um mês de distância.
  3. Não é importante, mas urgente: responder mensagens no Slack.
  4. Não é importante e não é urgente: alterando sua foto de perfil no Facebook.

Essa estrutura simples ajudou um presidente a liderar uma nação e pode melhorar drasticamente seu foco.

2. Defina prazos

De acordo com a lei de Parkinson, o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.

Isso significa que se você alocar três semanas para uma atividade, provavelmente levará três semanas para concluir. Um longo período de tempo deixa você com espaço para procrastinar e com o luxo de se preocupar com coisas que pouco importam para sua tarefa.

Se você tem quatro meses para planejar um evento, pode se preocupar com coisas como arranjos de assentos e as fontes da sua apresentação em powerpoint. Se você tivesse apenas um mês, essas coisas importariam menos.

A lei de Parkinson nos ensina a avaliar constantemente o trabalho que fazemos, porque sempre há espaço para melhorias.

Essa tarefa realmente levará quatro semanas para ser concluída? Ou quatro semanas são exatamente o período em que você sempre fez isso.

Não há espaço para melhorias?

Ao definir limites de tempo, você se força a ser mais criativo, a eliminar as minúcias e a se concentrar nos aspectos de uma tarefa que fornecem mais valor.

Da próxima vez que planejar uma tarefa, defina um limite de tempo pessoal 10% a 20% menor que o período normal e verifique se a qualidade diminui.

Se a qualidade não cair, esse deve ser o seu novo período de tempo e você deve reduzi-lo em outros 10% ou 20% na próxima vez para ver com que rapidez você pode fazê-lo.

3. Use métricas proativas

Todos nós já estivemos naquele ponto em que estamos encarando um projeto enorme e nos sentimos sobrecarregados. A resposta usual é procrastinar até que o prazo que se aproxima o force a dar o primeiro passo.

A sobrecarga do projeto acontece com todos nós, mas, felizmente, há uma maneira de resolver isso.

O empresário da Internet Noah Kagan tem um processo para lidar com tarefas complicadas. Ele diz que a maior parte da confusão de grandes tarefas ocorre como resultado de pessoas preocupadas com o resultado final, essencialmente obcecadas por algo que não está sob seu controle.

A solução está no que ele chama de métricas proativas. A ideia de métricas proativas é poderosa e pode mudar a maneira como você trabalha para melhor.

Imagine se você tivesse um objetivo de aumentar as inscrições de usuários em sua empresa em 20% neste trimestre. Esse é um objetivo bastante amplo, dependente de muitos fatores contribuintes, é o cenário perfeito para sobrecarga e o caso de uso certo para métricas proativas.

Com métricas proativas, você pode dividir essa grande meta em menores. Você não pode controlar quantas inscrições obtém, mas há fatores diretamente relacionados às inscrições que estão sob seu controle.

Você pode transformar 20% mais inscrições em:

  • Publique 5 postagens de blog por semana
  • Organize um webinar por semana
  • Fale em dois podcasts por mês
  • Faça uma oferta a cada dois meses
  • Escreva 5 posts de convidados por mês em grandes publicações

Agora, em vez da tarefa esmagadora de aumentar as inscrições de usuários, você tem um conjunto de tarefas simples nas quais você pode se concentrar, o que o levará ao seu objetivo final.

4. Comece a fazer um trabalho profundo

O termo “trabalho profundo” (deep work) foi cunhado pelo professor de ciências da computação Cal Newport em seu livro de mesmo nome. ‘Trabalho profundo’ descreve uma maneira de trabalhar na qual você se concentra completamente em uma tarefa exigente e bloqueia todas as formas de distração por um período específico de tempo.

Sua eficácia é baseada no fato de que os seres humanos são ruins em multitarefa e que a qualidade e a velocidade do trabalho aumentam quando nos concentramos apenas em uma única tarefa.

Os benefícios de se aprofundar no trabalho são apoiados por muita ciência. De acordo com uma pesquisa da Universidade da Califórnia, uma vez que uma tarefa é interrompida, leva em média 23 minutos para voltar aos trilhos.

Se você dedicar 5 minutos do seu trabalho para responder a um colega de trabalho, perderá mais do que apenas 5 minutos, pois o custo da troca de atenção dura muito tempo após a interrupção. Componha isso durante um dia inteiro de trabalho para cada interrupção e você poderá ver o quanto isso pode ficar ruim.

A solução para tudo isso é fazer um trabalho mais profundo.

Veja como começar:

  1. Crie prazos para as tarefas importantes do seu dia (use a matriz Eisenhower);
  2. Use uma ferramenta como o pomodoro para definir quebras do trabalho profundo;
  3. Evite distrações como e-mails, telefonemas, etc. E se você trabalha em um escritório barulhento, adquira um bom par de fones de ouvido;
  4. Defina instruções claras aos colegas de trabalho, para que eles não o interrompam durante o trabalho profundo, a menos que um problema seja criticamente importante.

Conclusão

O foco é uma habilidade extremamente valiosa em um mundo que coloca cada vez mais importância no trabalho mental. Ficar focado pode ajudá-lo a se destacar e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade do seu trabalho e vida.

Mas o foco não é uma opção que você pode ativar e as pessoas que o fazem não o fazem por acidente; elas planejam e se aperfeiçoam continuamente.

No final do dia, aumentar o foco no trabalho significa fazer escolhas inteligentes na maneira como você trabalha e as táticas no post o ajudarão a fazer exatamente isso.

Este é um repost traduzido do blog da monday.com, de quem somos parceiros certificados desde 2017. Confira os vídeos que produzimos sobre a maior plataforma de gestão de projetos e colaboração na nuvem. Acesse nosso canal no youtube.