Como definir o sucesso de um projeto

A
A
Uma ilustração. Três pessoas estão olhando juntas para a tela de um computador, como se prestassem atenção a um projeto.

Quando você está planejando um projeto, sua preocupação mais imediata é entender a linha de chegada. Seu objetivo é entregar bons resultados que satisfaçam os seus clientes e as pessoas envolvidas com sua empresa. Era uma vez… há algum tempo, isso era conseguido somente através da produção dentro do prazo, dentro ou abaixo de um orçamento, com um alto nível de qualidade. Mas os resultados finais não são mais a única medida de sucesso de um projeto.

Com a ênfase que as empresas estão colocando no engajamento, é importante envolver as partes interessadas na experiência do projeto e entender não apenas se o produto funciona corretamente, mas como isso afeta a organização de outras maneiras. Novos produtos e serviços significam mudanças, que afetam a maneira como as pessoas trabalham, a experiência do cliente, a cultura de uma empresa e sua reputação. Tudo isso está na mente do seu cliente e eles querem saber que você está trabalhando para esse fim. Esta é a visão ampliada de hoje dos indicadores de sucesso.

O que são indicadores de sucesso?

Os indicadores de sucesso são os padrões que as partes interessadas usarão para determinar se o projeto foi executado de acordo com suas expectativas. E eles podem ser vistos tanto durante o ciclo de vida do projeto quanto após o seu fechamento. Isso não se baseia apenas no orçamento ou no cronograma, mas na maneira como as partes interessadas – liderança, funcionários e clientes – são afetadas pelo que o seu projeto produz. Você estará se perguntando se o projeto:

  • Foi aceito pelos colaboradores — O produto ou serviço atende ao briefing das pessoas envolvidas? Ele funciona como esperado?;
  • Se alinha com o negócio — O resultado atende aos objetivos, conforme declarado em seu caso de negócios (business case)? O projeto foi planejado com as prioridades do cliente em mente?;
  • Contribui para os fluxos de trabalho da organização — Foram criadas novas eficiências organizacionais ou soluções alternativas que terão um impacto positivo em seu desempenho?
  • Está de acordo com a cultura da empresa — Os novos processos vão afetar a maneira como os membros da equipe interagem entre si ou com os clientes, ou mudam a percepção pública da empresa?
  • Aprimora a tecnologia usada pela organização;
  • Não prejudica os processos que já estão em andamento — O resultado melhora, ou pelo menos não muda, a maneira como as coisas são feitas hoje?;
  • Foi bem recebido pelos usuários — Foram implementadas ferramentas e suporte para facilitar a mudança dos clientes, por exemplo, e melhorar sua experiência?

Veja, é sobre o usuário ter uma boa experiência, desde a gestação do projeto até o momento em que é lançado e, depois, quando está rodando. Se você quer que seus projetos sejam considerados bem sucedidos, deve considerar esses fatores e transformá-los em critérios palpáveis, mensuráveis.

Formalize seus indicadores de sucesso 

As mãos de dois cientistas despejando conteúdos líquidos coloridos em um outro tubo de ensaio, também laranja, representando alquimia.

Quando você mede o desempenho de um projeto, mostra como o próprio projeto está sendo gerenciado. Você estabelecerá as atividades que manterão tudo nos trilhos. Os indicadores de sucesso terão a seguinte aparência:

  • Fazer reuniões semanais de atualização com a equipe do projeto;
  • Conduzir reuniões de rastreamento individuais com cada líder de equipe;
  • Fazer uma revisão mensal detalhada do orçamento;
  • Garantir que todos os marcos atinjam a aprovação das partes interessadas;

Indicadore de sucesso na entrega do projeto

Agora você precisa medir o que o projeto produz e se está atendendo às necessidades das partes interessadas. 

Por exemplo: Seu projeto é o desenvolvimento de uma nova ferramenta de atendimento ao cliente. As prioridades declaradas no business case incluem o desempenho do departamento de atendimento ao cliente e a criação de uma nova cultura centrada no cliente em toda a organização. Que indicadores, que métricas de sucesso você obtém disso? Aqui estão algumas idéias:

  • Aprovar alterações de gerenciamento e comunicação até 15/08/2020;
  • Fornecer treinamento para toda a equipe de atendimento ao cliente até 30/10/2020;
  • Diminuir o tempo de suporte em 20% durante o primeiro mês de lançamento;
  • Aumentar 10 pontos nos resultados das pesquisas de satisfação, em até três meses.

Esses indicadores de sucesso mostram aos envolvidos que você não só está focado na produção de um produto de qualidade, mas também entende os objetivos e metas maiores da organização.

Documentando e Mensurando o Sucesso

Um fundo liso e neutro. Do lado esquerdo, um vaso de planta preto com um cacto dentro. Ao seu lado direito, bem próximo uma trena em pé, medindo a altura do cacto.

Depois de estabelecer os indicadores de sucesso, você deve acompanhá-los e medi-los. Crie um documento que analise como cada um deles será medido. Use uma planilha ou sua ferramenta de gestão de projetos para capturar detalhes como:

Nome dos indicadores — Nomeie os indicadores, como ‘Índice aprimorado de satisfação do cliente’.

Método de medição — Documente as ferramentas ou processos que serão usados para determinar se a meta está sendo alcançada, como reuniões para acompanhamento de orçamento ou testes de software. Inclua a frequência da medição, como “análises de orçamento semanais” ou “testes de software mensais”.

Responsável — Nomeie a pessoa que deve medir esse alvo ao longo do ciclo de vida do projeto.

Resultados Desejados — Os resultados reais direcionados, como “reduzir o cancelamento de clientes em 20%”.

Problemas e Soluções — Se for constatado que o projeto está aquém do objetivo, quais problemas foram identificados e como foram resolvidos? Isso pode ser mantido em um rastreador separado de resolução de problemas, mas que deve estar vinculado às informações que você documentou aqui.

Preparando-se para o sucesso

Você quer ter certeza de que dá ao seu projeto todas as chances de sucesso. Aqui estão algumas coisas que farão uma grande diferença:

Estabeleça um baseline (linha de base) — Essa métrica mostra como as áreas da sua empresa, que serão afetadas pelo produto, estão trabalhando hoje. Você fará comparações com esses dados, portanto, use as mesmas ferramentas de metrificação para a linha de base e para a medição final. Se seu objetivo é melhorar o tempo de atendimento, você precisa saber quanto tempo os representantes levam para atender o telefone agora. Assim, você consegue ver melhor o que está tentando alcançar

Consiga a adesão e a aprovação dos envolvidos — Com metas bem definidas e uma linha de base para acompanhar o desempenho, você pode envolver as partes interessadas e mantê-las atualizadas, justificar solicitações e obter apoio quando necessário. Procure saber o nível de aprovação do novo produto para ter um histórico de resultados positivos que as partes interessadas possam ver.

Use medições contínuas — As melhorias levam tempo, portanto, a definição de um conjunto muito rígido de indicadores pode não permitir que o novo produto ou serviço mostre qualquer impacto real. Defina metas com um intervalo, como “melhorar o desempenho em 25 a 35% ao longo de três meses”, para dar a si próprio espaço para crescer.

Indicadores de Sucesso Pós-Projeto

Depois que o projeto for encerrado, sua equipe não será mais responsável pelo rastreamento do desempenho do produto; portanto, certifique-se de criar o mesmo processo de medição nas atividades de transferência. Novos indicadores devem ser estabelecidos, para estabelecer metas de melhoria contínua e sucesso mensurável.

Esse artigo foi traduzido de blog.monday.com. A Sinergis é parceira da Monday desde 2017, como você pode ver em monday.com/partners/sinergis.