7 Práticas Recomendadas Para Gerenciar Uma Equipe Remota

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Desde a coordenação de chamadas que acontecem em diferentes fusos horários até a manutenção da comunicação viva e saudável, o gerenciamento de uma equipe virtual pode ser um desafio. Sabemos que existem muitas opiniões diferentes sobre o que faz uma equipe remota bem-sucedida, então estamos aqui para simplificá-la.

A boa notícia: reunimos sete práticas recomendadas que ajudarão a fazer sua equipe remota funcionar como uma máquina bem ajustada.

A ascensão das equipes remotas

Primeiro, vejamos o surgimento de equipes remotas antes de adotarmos táticas.

Nos últimos anos, o número de trabalhadores remotos aumentou dramaticamente. De acordo com o Relatório Gallup’s State of the American Workplace , 43% dos funcionários agora trabalham remotamente pelo menos uma parte do tempo, e a porcentagem de funcionários que trabalham remotamente 100% do tempo é agora de 20%, contra os 15% de seis anos atrás. Muitas indústrias estão vendo um aumento acentuado nos trabalhadores remotos, e parece que essa tendência provavelmente continuará. A quantidade de pessoas que trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana aumentou 400% desde 2010.

Os benefícios das equipes remotas

Existem vantagens em habilitar funcionários remotos: deixar que eles trabalhem remotamente faz com que sejam mais autônomos, eficientes e produzam trabalho de alta qualidade sem distrações no escritório. Vejamos alguns dos benefícios das equipes remotas em mais detalhes.

Maior produtividade

Os trabalhadores remotos tendem a ser mais produtivos devido a um horário mais flexível, falta de distrações, organização do trabalho em seus próprios termos, por não haver a necessidade de se deslocar ao trabalho e por ter motivação para terminar mais coisas em menos tempo. Isso vale a pena: o Internet Business Services Group da Cisco registrou uma economia anual de US$277 milhões em produtividade graças a funcionários remotos. Segundo a mesma pesquisa, 69% dos funcionários afirmaram ter maior produtividade ao trabalhar remotamente.

Maior autonomia dos funcionários

As pessoas costumam pensar que autonomia é igual a falta de estrutura, mas isso está longe da verdade. Dar aos funcionários a liberdade de tomar decisões permite que eles se encarreguem de seu próprio trabalho. Ao gerenciar uma equipe remota, você notará como os funcionários com maior autonomia também mostram maior responsabilidade. É da natureza humana – quando os funcionários têm maior autonomia para concluir uma tarefa da maneira mais confortável, eles se esforçam para garantir os melhores resultados possíveis.

Ambiente livre de interrupções

Sabe aqueles momentos em que um colega aparece no seu escritório com uma «pergunta rápida»? A próxima coisa que você sabe é que uma hora se passou e você está preso a tarefas inacabadas acumulando checklists. Na maioria dos casos, o trabalho remoto significa que os funcionários não precisam lidar com essas interrupções que destroem a produtividade. Uma pesquisa da CoSo Cloud mostra que, além de se sentirem mais produtivos, 30% dos entrevistados em trabalho remoto disseram que realizam mais em menos tempo, 23% estavam dispostos a trabalhar mais horas e 52% eram menos propensos a tirar uma folga.

Maior lealdade dos funcionários

Uma pesquisa da Owl Labs mostra que 74% dos funcionários dizem que a possibilidade de trabalhar remotamente os tornaria menos propensos a deixar seu emprego. De acordo com a mesma pesquisa, os trabalhadores remotos dizem que provavelmente permanecerão no emprego atual pelos próximos cinco anos – 13% a mais do que os trabalhadores in loco. Segundo Gartner, até 2030, a demanda por trabalho remoto aumentará em 30% devido à geração Z entrar totalmente na força de trabalho.

Poupança de custos

A vantagem mais óbvia de ter equipes remotas é a economia financeira em aluguel de escritório, móveis, eletricidade, tecnologia e outros custos indiretos. Permitir que um trabalhador se comunique na metade do tempo pode economizar uma empresa mais de US$ 11.000 por ano, segundo a CNN .

A Dell está vendo isso em primeira mão, pois estava entre as 20 principais empresas que contratam trabalhadores remotos em 2019. Em 2016, eles citaram US$ 12 milhões em economia anual devido à redução dos custos de espaço para escritório. O programa tem sido um enorme sucesso, com quase 60% dos funcionários trabalhando de forma flexível e relatando uma pontuação no Net Promoter que normalmente é 20% maior do que aqueles que não o fazem.

Práticas recomendadas para gerenciar uma equipe remota

Portanto, agora que conhecemos os benefícios das equipes remotas, vamos para algumas das melhores práticas para gerenciar uma.

A primeira coisa a saber é que, com barreiras de distância física e cultural, como fusos horários, multiculturalismo e diferentes estilos de trabalho, os gerentes devem se esforçar para criar uma cultura envolvente e processos consistentes para que as equipes remotas prosperem.

Aqui está o que mais precisa ser lembrado

1. Crie a tech stack certa.

Tech Stack é o conjunto de ferramentas que sua organização usa para trabalhar. A utilização de tecnologia e software pode ajudar sua equipe a ter um desempenho máximo, independentemente de onde eles trabalham. Garantir uma infraestrutura confiável, segura e bem equipada é a base da colaboração contínua e do trabalho remoto eficaz; portanto, invista nas tecnologias que o ajudarão a preencher a lacuna física. Com as ferramentas certas – como voz, vídeo, trabalho em plataformas domésticas e software de compartilhamento de arquivos -, você pode garantir que os membros da equipe remota tenham uma experiência de trabalho atraente e produtiva.

“Estamos em uma sociedade pós-rede, e as equipes distribuídas são o novo normal para qualquer negócio – não apenas para a tecnologia. Estamos começando a ver uma explosão de ferramentas e técnicas para gerenciar a crescente prevalência de equipes remotas. Espere ver mais quando a ideia de trabalho começar a escapar da construção industrial das 9 às 5 ”. — Om Malik, sócio da True Ventures

2. Concentre-se na integração e treinamento (e na contratação das pessoas certas.)

Ao contratar funcionários remotos, procure pessoas motivadas e que compartilhem da mesma visão e valores da sua empresa. Para gerenciar uma equipe remota de maneira eficaz, é importante esclarecer as expectativas desde o início. Certifique-se de que todos entendam as metas da empresa e de que haja um processo consistente de integração (onboarding). Como parte da integração, considere a organização de uma sessão de treinamento para explanar KPIs, expectativas, descrições de tarefas e descrições de cargos dos membros da equipe.

“Contratamos pessoas que demonstram uma quantidade anormalmente alta de motivação. Se eles tiverem isso, não precisarão ser pressionados e instruídos sobre o que fazer. Eles serão os donos e correrão sozinhos.” — Chris Ruder, CEO da Spikeball

3. Inclua membros remotos da equipe em eventos e reuniões.

O que você pode fazer para que os membros remotos da equipe se sintam parte da equipe? Inclua-os em eventos e reuniões da empresa – todos eles. Mantê-los no ciclo de comunicação ajudará a reforçar seu senso de pertencimento, mas também os motivará a participar da proposição de ideias e sessões de brainstorming ativamente.

“Certifique-se de que todas as reuniões tenham uma agenda clara e que a propriedade seja claramente identificada antes e no final de cada reunião. Não há conversas diretas ao trabalhar remotamente, portanto, otimizar a comunicação é uma obrigação. ”  — Casey Armstrong, CMO da ShipBob

4. Proporcione horários de trabalho flexíveis.

De acordo com o Relatório de trabalho remoto da Buffer em 2019, 40% dos trabalhadores remotos classificam a agenda flexível como o principal benefício. Estar ciente de diferentes fusos horários e circunstâncias é a melhor maneira de mostrar respeito e compreensão por outros membros da equipe. Deixar as pessoas trabalharem remotamente, mas vinculá-las a um horário fixo pode ser, bem… um pouco contraproducente.

“Algo que eu acho que o Buffer faz bem é estar consciente das diferentes energias que as pessoas trazem às reuniões em diferentes fusos horários. Uma reunião das 7h, 11h, 15h e 18h pode ser a mesma para pessoas em fusos horários diferentes, mas pode representar mentalidades dramaticamente diferentes, níveis de açúcar no sangue, etc.”  — Carolyn Kopprasch, Chefe de Projetos Especiais da Buffer

5. Reserve um tempo para se reunir pessoalmente como uma equipe.

As conexões cara a cara ajudam a criar confiança e fortalecer os relacionamentos dentro da equipe. Por causa de locais diferentes, as pessoas que trabalham remotamente às vezes não têm uma conexão pessoal com outros membros da equipe. A melhor maneira de superar esse desafio é reunir a equipe pelo menos uma ou duas vezes por ano. Isso é especialmente importante para os novos contratados, pois eles terão a chance de ligar os nomes aos rostos e conhecer os membros de sua equipe, que mais tarde os ajudarão a colaborar melhor.

“Não posso exagerar o valor e a importância de reunir nossa equipe duas vezes por ano, pessoalmente. É a cola que mantém a equipe unida pelo resto do ano. ” — Barrett Brooks, COO na ConvertKit

6. Reforce a cultura da empresa.

As organizações que promovem um ambiente virtual inclusivo são as que tiram o melhor proveito de cada membro da equipe. Quando as pessoas acreditam na mesma visão e têm valores semelhantes, estão prontas para ir além para fazer as coisas.

“Lidere com empatia. As pessoas podem estar passando por fatores políticos ou ambientais sobre os quais você não sabe nada, porque você vive do outro lado do mundo. Faça da sua equipe um lugar seguro para as pessoas serem abertas sobre essas coisas. ” — Marissa Goldberg, gerente técnica de produtos da Analytics Fire

7. Simplifique a colaboração e a comunicação.

Em um ambiente de trabalho remoto, um dos elementos mais cruciais é a comunicação nítida. Configurar processos e expectativas melhorará o desempenho da sua equipe. Comunique-se, acompanhe, repita – não deixe nada escapar pelas rachaduras.

“Quando você está remoto, é crucial estar atento às mudanças ou atualizações da empresa, para que você tenha uma comunicação direta. Compartilhamos anúncios três vezes: por meio de uma ferramenta de bate-papo, e-mail e nossa reunião quinzenal da prefeitura. ” — Chathri Ali, chefe de crescimento da ReCharge Payments

Gerencie sua equipe remota com facilidade

Adotar o trabalho remoto gera sérios dividendos.

Sim, o gerenciamento de equipes remotas geralmente exige mudanças culturais e tecnológicas – mas, ao mesmo tempo, oferece uma grande vantagem competitiva e permite que você construa a equipe mais forte possível com as mentes mais qualificadas – independentemente de onde elas morem.

Se há algo que você deve tirar disso, é que a melhor maneira de gerenciar uma equipe remota é construindo confiança, promovendo a comunicação e concentrando-se na eficiência utilizando a tecnologia.

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Esta publicação é a tradução de um artigo do Monday Blog. Você pode ler o original em monday.com/blog.

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