5 Boas Práticas Em Gestão De Projetos

5 Boas Práticas Em Gestão De Projetos

A otimização dos processos dentro de uma empresa é uma das metas mais comuns entre gestores. Quem não quer mais eficiência no dia a dia? Por isso, muito tem se falado sobre boas práticas em gestão de projetos, que prometem solucionar boa parte dessa questão.

Quer conhecer algumas dessas técnicas para melhorar o fluxo de trabalho na sua empresa? Então continue lendo esse artigo da Sinergis!

5 boas práticas em gestão de projetos

Adotando essas boas práticas em gestão de projetos na sua empresa, em pouco tempo você verá os seus indicadores de produtividade subirem significativamente. Veja a seguir o que você pode fazer.

1. Defina o escopo e as metas do projetos antes de começar

Antes de começar um projeto, o escopo e os objetivos de cada ação devem estar muito bem definidos e alinhados com todas as partes interessadas.

As metas são importantes, primeiro, para dar rumo ao projeto, mas também para medir o sucesso das ações posteriormente. 

O escopo, por sua vez, deve ser delimitado a fim de que todos saibam exatamente o que precisa ser feito, evitando que a equipe faça entregas além ou aquém do estimado ou que os clientes cobrem mais do que ficou acordado. 

2. Planeje o projeto

Com o escopo e as metas em mãos, comece a planejar a execução do projeto. Nessa parte, é necessário definir algumas questões básicas:

  • quem vai trabalhar no projeto e fazendo o quê?
  • quantas etapas terá até a finalização?
  • quanto tempo será gasto em cada etapa?
  • quanto de capital será necessário aplicar para a execução?

Ter tudo isso definido evita surpresas para a sua empresa, uma vez que você já consegue prever quanto da sua equipe, dos seus insumos e esforços será investido naquele único trabalho.  

3. Defina os prazos de entrega

Uma das mais importantes boas práticas em gestão de projetos é colocar prazos realistas para as entregas, sendo indispensável para alinhar expectativas com os clientes e as equipes, além de evitar atrasos e facilitar a priorização de tarefas no dia a dia.

Essa estimativa deve considerar não só a data de entrega final da produção, mas também quanto tempo as etapas levam para ser finalizadas, considerando a disponibilidade da sua equipe.

4. Relate o progresso do projeto

É de extrema importância que, depois de começar, o andamento do projeto seja registrado. Tudo deve ser documentado, desde o que deu certo ao que deu errado, o que foi aprovado e reprovado e todas as sugestões de melhoria. 

Esse relatório ajuda a evitar retrabalho da sua equipe — e, consequentemente, mais gasto de tempo —, porque todas as partes envolvidas vão ter acesso a comentários do que já foi testado e não funcionou, bem como aquilo que já deu certo e pode ser seguido como exemplo. 

Além disso, esse acompanhamento também contribui para identificar o que saiu fora do planejado, demandando mais tempo e dinheiro.  

5. Incentive a comunicação entre as partes do projeto

Toda a equipe que está trabalhando em um determinado projeto deve estar ciente sobre o seu fluxo. A comunicação evita problemas, como retrabalho e possíveis atrasos, e também ajuda a aprimorar ideias de execução, afinal, duas ou mais cabeças pensam melhor do que uma.

O ideal é que toda vez que uma etapa nova começar e terminar, o time inteiro seja informado. 

Todas essas boas práticas em gestão de projetos que foram citadas aqui podem ser facilitadas com a ajuda de uma ferramenta digital que centralize essas funções, como é a Monday. 

A Monday é um plataforma online de gerenciamento de trabalho que permite, entre outras coisas, o acompanhamento de prazos, de processos e facilita a colaboração entre partes da equipe. Além disso, ela ainda pode ser integrada com outras ferramentas utilizadas pela empresa, como o e-mail ou o Slack.

Quer saber mais sobre como utilizar esse software? Então conheça mais sobre a Monday no site da Sinergis

Aumento De Produtividade — Como A Sinergis Pode Ajudar?

Aumento De Produtividade — Como A Sinergis Pode Ajudar?

O aumento de produtividade é uma meta que podemos considerar comum entre todas as instituições com fins lucrativos. Afinal, esse fator é determinante para o sucesso de qualquer negócio, pois reduzir custos e ampliar as entregas é a equação para uma receita positiva no fim do mês. 

Nessa busca por um rendimento melhor, a Sinergis é uma grande aliada. Somos uma empresa de consultoria em gerenciamento de projetos, automação de marketing e CRM. Atualmente, somos parceiros da Monday e da Freshworks no Brasil, auxiliando diversos negócios a implementarem e personalizarem essas soluções para as suas realidades.

A seguir, separamos quatro contribuições da Sinergis e dessas ferramentas no aumento de produtividade da sua empresa.  

4 exemplos de como a Sinergis contribui para o aumento da produtividade

O aumento de produtividade é resultado de uma série de fatores que, com essas ferramentas, podem ser centralizados, facilitando o acompanhamento. Veja a seguir outros benefícios. 

1. Automação de processos

Há uma série de atividades diárias que demandam muito tempo e energia dos seus colaboradores, mas que não precisam ser feitas por eles, como padronizar dados de clientes, por exemplo. 

Automatizar essas tarefas não significa dispensar a necessidade de trabalho humano, mas sim liberá-los para investir em atividades que dependam mais de raciocínio lógico e estratégias. 

2. Agilidade nas tarefas

Com o auxílio de softwares de gestão de processos, como a Monday, sua equipe consegue ter uma visão mais ampla de tudo o que acontece na empresa. 

Essa organização é importante para você, como gestor, perceber os gargalos e evitar os erros antes que eles aconteçam, e também é interessante para que a sua equipe consiga acompanhar o andamento do projeto.

3. Facilidade na tomada de decisões

Os dados extraídos dessas plataformas são cruciais na hora de tomar decisões assertivas, porque permitem embasá-las em fatos concretos. 

Com a FreshWorks, por exemplo, você consegue mapear se a sua estratégia de comunicação está sendo eficaz com o seu público.  

4. Monitoramento do desempenho da equipe

Monitorar o desempenho da sua equipe é fundamental para identificar pontos de gargalo e melhorias. Através desse acompanhamento, você consegue perceber em quais casos os seus colaboradores precisam de mais reforço, além de mapear quais são os pontos fracos e fortes de cada um. 

Se você quer ver o aumento de produtividade da sua empresa, entre em contato com a equipe da Sinergis e invista nesses softwares de gestão. Como podemos ajudar o seu negócio?